Cómo cambiar de programa de facturación sin perder datos
Qué te tienes que llevar, en qué orden y cuándo conviene hacerlo. La mudanza sale bien si sacas tus datos antes de darte de baja, no después.
Cambiar de programa de facturación da más miedo del que debería. Lo que de verdad se pierde en una mudanza mal hecha no son las facturas, que tienes en PDF, sino lo que hay alrededor: qué te deben tus clientes, tu histórico y la numeración.
Con la llegada de VERI*FACTU mucha gente va a cambiar de programa en los próximos meses. Esta guía es una lista de comprobación que vale para cualquier cambio, vengas a FACTUNOMO o vayas a otro.
Qué tienes que sacar del programa viejo
Hazlo con la suscripción todavía activa: al darte de baja puedes perder el acceso. Y ten en cuenta que la app de la AEAT solo descarga las facturas en PDF, de una en una.
Clientes y productos
Suelen poder exportarse en Excel o CSV; la app de la AEAT también lo permite. Es lo más fácil de llevarse.
Facturas emitidas
En el formato más completo que te dé el programa: una exportación con todas las líneas, no solo el listado con los totales. Y además, los PDF de todas, porque son lo que te pedirán tu cliente o Hacienda.
Lo que te deben
La lista de facturas pendientes de cobro, con su importe y su vencimiento. Es lo que más duele perder: sin ella, no sabes a quién reclamar.
Gastos y libros registro
Si llevabas los gastos en el mismo programa, exporta las facturas recibidas y los libros registro de IVA. Tu gestor los va a necesitar para cerrar el año.
Tus series y el último número
Apunta las series que usas y el último número emitido en cada una. Lo vas a necesitar para seguir facturando sin huecos ni repeticiones.
Cómo hacer la mudanza
1. Elige el momento
El mejor momento es el principio de un trimestre, y mejor aún el de un año. Así cada declaración sale entera de un solo programa, y tu gestor no tiene que juntar datos de dos sitios para el mismo modelo.
2. Exporta todo con el programa viejo activo
Lo de la lista de arriba. Guarda los ficheros en un sitio que no dependa del programa viejo.
3. Monta el programa nuevo y carga los datos
Clientes, productos, facturas emitidas y saldos pendientes. Antes de dar nada por bueno, comprueba tres cosas: que el número de clientes coincide, que la suma de lo que te deben es la misma en los dos programas y que la última factura importada es la última que emitiste.
4. Decide la numeración
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Lo más limpio es empezar una serie nueva en el programa nuevo, por ejemplo con el año, en lugar de intentar continuar la del programa viejo.
5. Emite la primera factura y compárala
Mira que salen bien tus datos, el IVA, la retención si la aplicas y el código QR de VERI*FACTU. Mejor descubrir un fallo en la primera factura que en la décima.
6. Avisa a tu gestor
Dile desde qué fecha facturas con el programa nuevo. Si el programa nuevo le deja entrar con su propio acceso, dáselo desde el primer día.
7. Date de baja en el viejo, y no antes
Solo cuando todo lo anterior esté hecho y comprobado.
Dos cosas que conviene saber
Las facturas viejas hay que guardarlas
Cambiar de programa no te libra de conservar las facturas que emitiste y recibiste con el viejo: hay que guardarlas mientras Hacienda pueda comprobarlas, que con carácter general son cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria y art. 19 del Reglamento de facturación). Por eso importa tanto llevártelas en un formato que puedas abrir dentro de unos años.
VERI*FACTU empieza de nuevo
Los registros de VERI*FACTU forman una cadena dentro de cada programa. Cuando cambias, el programa nuevo empieza su propia cadena con la primera factura que emite; los registros del viejo no se pasan al nuevo.
La mudanza la hacemos nosotros
Clientes, productos, facturas emitidas y saldos se migran normalmente desde casi cualquier origen: la exportación de tu programa anterior, un Excel, un CSV o el acceso directo a su base de datos si lo permite. Te decimos antes de contratar qué se puede traer y qué no; si algo no se puede migrar de forma fiable, lo sabrás por nosotros y no a mitad de la mudanza.
La migración va incluida en el plan Todo Odoo; en el resto de planes la valoramos aparte según el volumen. Cuéntanos de dónde vienes.
Y el día que quieras irte, te llevas el volcado completo de tu base de datos con todos los adjuntos, sin pedirnos permiso. Pregúntale a tu programa actual qué te llevas tú.
Cambiar de programa, sin sustos
¿Puedo cambiar de programa de facturación a mitad de año?
Sí, pero es más cómodo al principio de un trimestre, y mejor aún al principio del año: así cada declaración sale de un solo programa.
¿Qué datos me tengo que llevar del programa viejo?
Clientes, productos, facturas emitidas con todas sus líneas y en PDF, las facturas pendientes de cobro, los gastos y libros registro si los llevabas ahí, y tus series con el último número emitido.
¿Puedo seguir con la misma numeración de facturas?
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Lo más limpio es empezar una serie nueva en el programa nuevo en lugar de continuar la del viejo.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas del programa anterior?
Con carácter general, cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede comprobarlas. Llévatelas en un formato que puedas abrir sin el programa viejo.
¿Cómo saco mis facturas de la app de la AEAT?
Según su propia ayuda, cada factura se descarga en PDF, una a una; los clientes y los productos sí se exportan en CSV. Lo tienes en los límites de la app de la AEAT.